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Durante muchos años, la conservación de documentos laborales por parte del empleador fue entendida como una obligación con un plazo relativamente definido. En particular, el artículo 3.4 del Decreto Legislativo N.° 1310 consolidó la idea de que la documentación vinculada a la relación laboral debía conservarse por un periodo de (05) cinco años. Bajo esa lectura, transcurrido dicho plazo, el empleador podía considerar razonablemente que la pérdida, destrucción o inexistencia de determinados documentos laborales no generaría, por sí sola, una infracción administrativa ni una consecuencia procesal adversa automática.
Esta interpretación otorgaba cierta previsibilidad a las empresas, especialmente en escenarios en los que la documentación física era extraviada, deteriorada o eliminada luego del plazo legal de conservación. Asimismo, dicho criterio era utilizado como herramienta de defensa frente a pretensiones laborales de larga data, en las que el trabajador reclamaba conceptos acumulados durante extensos periodos, tales como horas extras, trabajo en días de descanso, feriados, reintegros remunerativos u otros beneficios laborales de importante cuantía económica.
Sin embargo, con fecha 23 de marzo de 2026, la Corte Suprema de la República emitió un pronunciamiento que podría modificar sustancialmente dicho panorama. Se trata de la Casación N.° 36773-2023 La Libertad, recaída en un proceso sobre pago de horas extras, en la cual el Supremo Tribunal analiza el alcance del deber de conservación documental del empleador y su relación con la carga probatoria en el proceso laboral
El caso resulta especialmente relevante porque aborda dos cuestiones centrales: i) determinar si el límite normativo de conservación documental por cinco años, previsto en el artículo 3.4 del Decreto Legislativo N.° 1310 y en el artículo 6 del Decreto Supremo N.° 004-2006-TR, constituye una regla de caducidad probatoria que impida la activación de la presunción judicial prevista en el artículo 29 de la Ley Procesal del Trabajo; y ii) establecer si, bajo el amparo de dicha limitación administrativa, resulta válido exigir al trabajador una prueba absoluta e irrestricta de las horas extras mediante “otros medios”, conforme al artículo 10-A del Decreto Supremo N.° 007-2002-TR
Desde una perspectiva práctica, el problema adquiere especial complejidad cuando el trabajador pretende acreditar, mediante indicios, la realización de horas extras o labores en días no laborables durante periodos significativamente extensos. En el caso analizado por la Corte Suprema, la pretensión comprendía un lapso que iba desde el año 1991 hasta el año 2020, es decir, casi tres décadas de prestación de servicios.
Frente a este tipo de reclamos, la defensa empresarial suele sostener que los documentos con antigüedad superior a cinco años ya no se encuentran en posesión de la empresa, precisamente porque no existiría obligación legal de conservarlos más allá de dicho plazo. Esta posición, si bien encuentra respaldo en normas de naturaleza administrativa, genera una tensión evidente en el proceso laboral: por un lado, el juez debe resolver con base en elementos probatorios suficientes; por otro, no puede desconocer que exigir al trabajador una prueba plena y exhaustiva sobre hechos ocurridos décadas atrás podría resultar materialmente irrazonable.
Esta situación coloca al juzgador ante una zona de incertidumbre probatoria. En efecto, el reconocimiento de horas extras, feriados laborados o labores en días de descanso exige convicción judicial suficiente. Sin embargo, dicha convicción no siempre se obtiene mediante prueba directa, especialmente cuando los documentos de control de asistencia, boletas, planillas, registros internos o reportes de jornada se encuentran bajo custodia natural del empleador. En tales casos, el juez debe valorar no solo la existencia o inexistencia de documentos, sino también la conducta procesal de las partes, la disponibilidad probatoria, los indicios aportados y las máximas de la experiencia.
Uno de los aportes más relevantes del pronunciamiento de la Corte Suprema es la precisión de que las normas sobre conservación de documentos laborales por el plazo de cinco años tienen origen y finalidad principalmente administrativa, no procesal. En esa línea, la regla de conservación documental no habría sido concebida como una causal de caducidad probatoria ni como un mecanismo destinado a extinguir los efectos probatorios de determinados documentos en el proceso laboral.
Históricamente, este régimen se remonta al Decreto Ley N.° 25988, publicado el 24 de diciembre de 1992, norma aprobada bajo una lógica de racionalización administrativa, tributaria y de eliminación de sobrecostos. Su propósito fue facilitar la labor de fiscalización de la Administración y, al mismo tiempo, reducir la carga de archivo de los contribuyentes y empleadores. Es decir, se trataba de una regla dirigida a aliviar cargas administrativas, no a modificar las reglas de prueba del proceso laboral.
No obstante, en la práctica, dicha regulación ha sido utilizada en algunos procesos judiciales y procedimientos administrativos sancionadores como una suerte de “dispensa probatoria” o incluso como una forma de evasión probatoria. Así, determinadas empresas han invocado el plazo de cinco años para justificar la falta de presentación de documentos relevantes, incluso en controversias en las que, por la naturaleza de la pretensión, la carga probatoria o la disponibilidad de la prueba recaía principalmente en el empleador.
El problema de esta lectura es que traslada al trabajador una carga probatoria excesiva respecto de hechos cuya documentación, por regla general, fue generada, administrada o custodiada por el empleador. En términos procesales, ello puede generar una situación de indefensión, especialmente cuando la pretensión se refiere a conceptos cuya acreditación depende de documentos empresariales, tales como registros de asistencia, controles de ingreso y salida, reportes de sobretiempo, planillas, boletas de pago o comunicaciones internas.
En este punto adquieren especial relevancia los principios rectores del proceso laboral. La Nueva Ley Procesal del Trabajo no puede ser interpretada desde una lógica puramente formal o civilista, sino desde su finalidad tuitiva, orientada a compensar la desigualdad material existente entre trabajador y empleador. Por ello, resultan especialmente relevantes el privilegio del fondo sobre la forma, previsto en el artículo III del Título Preliminar de la NLPT; la presunción de laboralidad del artículo 23.2; la distribución especial de la carga probatoria del artículo 23.4; y la presunción judicial derivada de la inconducta procesal o falta de colaboración, regulada en el artículo 29.
Desde esta perspectiva, si el empleador se limita a invocar la regla administrativa de conservación documental para no aportar documentos que, por su propia naturaleza, debieron encontrarse bajo su esfera de control, el juez laboral puede valorar dicha conducta a la luz del deber de colaboración procesal. No se trata de imponer al empleador una responsabilidad automática por todo documento no presentado, sino de impedir que una norma administrativa de simplificación documental sea utilizada para neutralizar los fines del proceso laboral y vaciar de contenido las reglas especiales de carga probatoria.
Precisamente por ello, el Supremo Tribunal considera irrazonable exigir al trabajador que demuestre de manera exhaustiva un récord de casi treinta años mediante “otros medios”, cuando la prueba principal de la jornada, el sobretiempo o los pagos efectuados se encontraba naturalmente en poder del empleador. Una exigencia de esa naturaleza puede convertir el derecho a la prueba en una carga imposible y, en la práctica, impedir que el trabajador acceda a una tutela jurisdiccional efectiva.
Sin perjuicio de lo anterior, el criterio jurisprudencial también plantea legítimas preocupaciones desde la perspectiva empresarial. Resulta necesario reconocer que imponer al empleador una obligación indefinida de conservación documental podría generar una carga desproporcionada, especialmente tratándose de empresas con alta rotación de personal, múltiples sedes, gran volumen de trabajadores o relaciones laborales iniciadas antes de la digitalización documental.
No puede perderse de vista que, antes de la década del 2000 e incluso durante buena parte de la década siguiente, gran parte de la documentación laboral se generaba y conservaba en soporte físico. En empresas con cientos o miles de trabajadores, exigir la conservación de boletas, registros de asistencia, comunicaciones internas, reportes de jornada, autorizaciones de sobretiempo y demás documentos laborales durante treinta, cuarenta o cincuenta años podría resultar materialmente inviable y económicamente oneroso.
Aquí surge una interrogante que el pronunciamiento comentado no termina de resolver: si el plazo de cinco años no opera como límite procesal absoluto, ¿cuál es entonces el estándar razonable de conservación documental exigible al empleador para fines probatorios? La respuesta no puede ser simplemente que el empleador debe conservar indefinidamente toda la documentación laboral, pues ello generaría incertidumbre y afectaría la seguridad jurídica empresarial.
Por tanto, el desafío consiste en encontrar un punto de equilibrio. De un lado, no puede permitirse que el plazo administrativo de conservación sea utilizado para perjudicar al trabajador o para ocultar información relevante. De otro lado, tampoco parece razonable establecer, por vía jurisprudencial, una obligación ilimitada de conservación documental sin criterios temporales, materiales o tecnológicos que permitan delimitar su alcance.
A partir del criterio de la Corte Suprema, parece posible sostener que el plazo de cinco años debe entenderse como una regla de conservación administrativa mínima, pero no como una regla de caducidad probatoria. En consecuencia, vencido dicho plazo, la empresa no queda automáticamente liberada de toda consecuencia procesal por la falta de documentación, especialmente si la controversia exige evaluar hechos cuya prueba estuvo bajo su control.
Sin embargo, la consecuencia procesal de la falta de documentos no debería ser automática ni uniforme. El juez debe analizar caso por caso, considerando, entre otros factores: i) la antigüedad de la documentación requerida; ii) la naturaleza del documento; iii) la posibilidad real de conservación; iv) la existencia de soportes digitales o físicos; v) la conducta procesal del empleador; vi) la existencia de indicios aportados por el trabajador; vi) la razonabilidad de la pretensión; y viii) el impacto de la falta documental en la posibilidad de reconstruir los hechos.
De esta manera, la presunción judicial del artículo 29 de la NLPT no debería activarse de forma mecánica por la sola ausencia de documentos antiguos, pero tampoco debería descartarse automáticamente por el simple transcurso del plazo administrativo de cinco años. Su aplicación debe depender de una valoración razonada de la conducta procesal del empleador y de la disponibilidad probatoria en el caso concreto.
Esta lectura permite evitar dos extremos igualmente problemáticos: por un lado, que el trabajador quede en indefensión frente a la ausencia de documentos que solo el empleador podía conservar; y, por otro, que la empresa quede sometida a una obligación probatoria ilimitada, retrospectiva y materialmente imposible de cumplir.
A modo de conclusión, La Casación N.° 36773-2023 La Libertad marca un punto de inflexión en la discusión sobre conservación documental y carga probatoria en materia laboral. Su principal aporte consiste en advertir que el plazo de cinco años previsto en normas de simplificación administrativa no puede ser entendido como una regla de caducidad probatoria ni como una habilitación para que el empleador se sustraiga de su deber de colaboración procesal. En esa medida, el pronunciamiento refuerza la finalidad protectora del proceso laboral y evita que una regla administrativa sea utilizada como mecanismo de evasión probatoria frente a reclamos de derechos laborales.
No obstante, el criterio también abre un debate necesario sobre los límites razonables del deber empresarial de conservación documental. Si bien resulta correcto impedir que el empleador invoque mecánicamente el plazo de cinco años para negar la existencia de documentos relevantes, también sería desproporcionado imponer una obligación indefinida de custodia de toda documentación laboral, especialmente respecto de periodos antiguos en los que el soporte documental era físico y la digitalización no era una práctica generalizada.
Por ello, el verdadero desafío no consiste en afirmar que el empleador debe conservar documentos laborales para siempre, ni en sostener que vencidos los cinco años desaparece toda consecuencia probatoria. El punto central está en construir un estándar intermedio y razonable: el plazo de cinco años debe operar como un parámetro administrativo mínimo, pero no como una barrera procesal absoluta. En sede judicial, la ausencia documental debe ser evaluada conforme a la conducta procesal de las partes, la disponibilidad real de la prueba, la naturaleza del documento requerido, la antigüedad de los hechos, los indicios aportados por el trabajador y las máximas de la experiencia.
En consecuencia, la presunción judicial por falta de colaboración probatoria debe aplicarse con prudencia, motivación reforzada y análisis casuístico. No puede convertirse en una sanción automática contra el empleador por no conservar documentación antigua, pero tampoco puede descartarse cuando la ausencia documental impide esclarecer hechos cuya prueba se encontraba bajo su esfera de dominio. Solo así será posible armonizar la tutela efectiva de los derechos laborales con la seguridad jurídica empresarial, evitando tanto la indefensión del trabajador como la imposición de cargas probatorias imposibles al empleador.
Corte Suprema de Justicia de la República. (2026). Sentencia de Casación [36773-2023 La Libertad]. Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria. 23 de marzo de 2026.