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Valeria Mabel Huarachi Vasquez
El presente artículo ofrece una aproximación jurídica acerca de la Apostilla de La Haya, un mecanismo internacional fundamental para la simplificación de la legalización de documentos públicos destinados a surtir efectos en el extranjero
En una primera sección, se aborda la definición de la Apostilla de La Haya, explicando su origen en el marco de la Convención de 1961 y su importancia en el contexto de la cooperación jurídica internacional. Posteriormente, se expone de manera estructurada el procedimiento que debe seguirse para obtener dicha apostilla en el Perú, identificando las autoridades competentes, los requisitos necesarios y los pasos administrativos que deben cumplirse. Por último, se analiza la utilidad y los beneficios que ofrece este instrumento, tanto para los ciudadanos como para las instituciones, especialmente en lo que respecta a la agilización de trámites internacionales, el reconocimiento mutuo de documentos y la reducción de cargas burocráticas entre los Estados parte de la Convención.
Apostilla, trámites internacionales, documentos públicos, agilización, convención, convenio.
La Apostilla de La Haya es un mecanismo jurídico internacional que habilita al Ministerio de Relaciones Exteriores para certificar la autenticidad de la firma y el cargo de un funcionario peruano que suscribe un documento expedido en el Perú; este procedimiento de legalización tiene como intención la utilización de un documento público (en el extranjero, siempre y cuando este país sea integrante de la Convención de la Haya sobre Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros1.
En ese sentido, este instrumento nace gracias al Convenio de La Haya establecido el 5 de octubre de 1961, el cual suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, por considerarlo un proceso tradicionalmente complejo y oneroso. En lugar de múltiples legalizaciones diplomáticas o consulares, será necesario únicamente un sello llamado “apostilla”, que es una certificación única, colocada sobre el documento original o en una hoja adherida a él, emitida por la autoridad competente del país de origen. De este modo, la apostilla confiere seguridad jurídica en el ámbito internacional y facilita la validación y reconocimiento de documentos públicos entre los países adheridos al Convenio.
Este convenio no se aplicará a dos tipos de documentos; por un lado, a los documentos otorgados por agentes diplomáticos o consulares; y por otro lado, a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera. En esa misma línea, se considerará a los siguientes documentos públicos:
“a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los tribunales del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; b) los documentos administrativos; c) los documentos notariales; d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.” (Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, artículo 1 del Convenio por el que se Suprime la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, 1961)2
El proceso para obtenerla se ha modernizado en los últimos años, permitiendo su tramitación tanto de manera presencial como virtual, dependiendo del tipo de documento y la ciudad donde se realice el procedimiento.
El procedimiento general comienza con la verificación del documento, el cual deberá ser un documento público, tales como actas de nacimiento, certificados de estudios, sentencias judiciales, poderes notariales, entre otros. En caso se trate de un documento privado, éste deberá ser legalizado previamente por un notario y, en algunos casos, por el Colegio de Notarios correspondiente.
Después de ello, el solicitante deberá presentar el documento original ante el Ministerio de Relaciones Exteriores (RREE) o los Centros de Mejor Atención al Ciudadano (MAC), siendo las únicas autoridades competentes para emitir la Apostilla de La Haya, conforme lo indica el artículo 6 del Convenio, cada Estado contratante se encargará de nombrar a la autoridad que considere pertinente, teniendo en cuenta sus funciones, para expedir la apostilla.
Posteriormente, se deberá abonar el pago de las tasas correspondiente por el servicio de apostilla, el monto y modalidad de pago serán variables dependiendo del canal de atención, sea presencial o virtual. Finalmente, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos, se procederá a emitir la apostilla. En caso de que se trate de una apostilla electrónica, esta será enviada al correo electrónico del solicitante, mientras que en la modalidad presencial se entregará el documento apostillado físicamente3.
La implementación de la Apostilla de La Haya genera múltiples beneficios tanto para los ciudadanos como para las instituciones públicas y privadas que utilizan los documentos en el ámbito internacional. En esa misma línea, su principal beneficio gira en torno a la simplificación de trámites, puesto que, gracias a la apostilla se elimina la necesidad de hacer múltiples legalizaciones de manera sucesiva y ante distintos organismos, reduciendo significativamente los tiempos y costos asociados al reconocimiento internacional de documentos. Asimismo, la apostilla trae consigo seguridad jurídica ya que brinda certeza sobre la autenticidad formal de los documentos, al garantizar que han cumplido con los requisitos y el debido procedimiento de cada país, siendo emitidos por autoridades competentes del Estado de origen. Finalmente, la apostilla facilita las relaciones transfronterizas y la interoperabilidad internacional, pues todos los países que forman parte del Convenio reconocen recíprocamente la validez de los documentos apostillados, lo cual fortalece la cooperación jurídica y administrativa entre los Estados.
La Apostilla de La Haya representa un avance significativo en el ámbito del derecho internacional privado, al establecer un sistema uniforme, práctico y confiable para la validación de documentos públicos entre los Estados parte del Convenio. Su implementación en el Perú ha contribuido de manera directa a la optimización de los procedimientos administrativos vinculados con la movilidad internacional, permitiendo que ciudadanos, empresas e instituciones puedan hacer uso legítimo y seguro de sus documentos en el extranjero sin necesidad de recurrir a procesos complejos de legalización consular.
Además, su utilidad va más allá de la simple reducción de trámites, ya que fomenta la confianza mutua entre los países firmantes, fortalece la cooperación jurídica y garantiza la autenticidad formal de los documentos públicos, principios esenciales para el reconocimiento recíproco de actos jurídicos. Por tanto, conocer y aplicar correctamente este mecanismo no solo constituye una necesidad práctica, sino también una herramienta fundamental para asegurar el ejercicio pleno de derechos en un entorno globalizado.
[1] Gobierno del Perú. Apostilla y Legalización.
[2] Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado. Artículo 1 del Convenio por el que se Suprime la
Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros. 05 de octubre de 1961. HCCH.
[3] Ministerio de Relaciones Exteriores. Apostilla de La Haya y Legalizaciones.